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Expedientes electrónicos, de la creación a la firma
Un solo sistema para crear, tramitar, visar, firmar, distribuir, almacenar y consultar los documentos del organismo, con trazabilidad completa de cada paso. Desarrollo a medida sobre la operación real de su institución.
La ley ya no pregunta si quiere digitalizar
La Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado modificó la Ley N° 19.880 para que los procedimientos administrativos y los actos de los órganos del Estado se expresen en soporte electrónico, con implementación gradual fijada por decreto. Dejó de ser una mejora de gestión y pasó a ser una obligación con fecha.
El expediente electrónico no es el PDF del documento en papel. Es el procedimiento completo en formato electrónico: cada actuación registrada, en orden, con su fecha, su responsable y su firma, y consultable por quien tenga derecho a verla.
Ley N° 21.180 · Ley N° 19.880Lo que hoy se hace a mano
El decreto se redacta en Word, se imprime, se pasea por tres oficinas para las visaciones, vuelve con una corrección, se reimprime, se firma, se escanea, se sube a una carpeta compartida y se anota en una planilla. Cuando alguien pregunta en qué quedó, nadie sabe decirlo sin llamar por teléfono.
El costo no es solo el tiempo perdido. Es que el procedimiento no queda acreditado: no hay registro de quién visó, cuándo, ni sobre qué versión del documento.
Qué construimos
Creación con formatos propios del organismo. Decretos, resoluciones, oficios, memorandos y providencias con numeración correlativa automática, cada tipo con su flujo y su cadena de visación.
Tramitación con estado visible. En todo momento se sabe dónde está el documento, quién lo tiene, hace cuánto y qué falta. Sin llamar a nadie.
Visación y firma electrónica. Cadena de aprobaciones configurable, con firma electrónica simple o avanzada según lo que el acto requiera, y registro inalterable de cada intervención.
Distribución y notificación. Envío a los destinatarios internos y externos con constancia de despacho, y la consulta pública de lo que corresponde publicar.
Archivo y búsqueda. Almacenamiento con respaldo, búsqueda por contenido, número, fecha, materia o unidad, y exportación del expediente completo cuando lo pide un órgano fiscalizador.
Auditoría de todo. Cada acción queda con usuario, fecha y hora. Es lo que permite acreditar el procedimiento después, que es justamente lo que hoy no se puede.
Se conecta con lo que ya tiene
No partimos borrando lo que funciona. El sistema se integra con la oficina de partes, con el directorio de funcionarios del organismo y con las plataformas del Estado que correspondan a cada trámite. Si ya existe un repositorio de documentos, se migra.
Cómo se contrata
El alcance y el precio se definen según el tamaño del organismo, los tipos de documento y las integraciones necesarias, así que partimos por un levantamiento sin costo: revisamos con su equipo cómo se tramita hoy y le entregamos una propuesta con alcance, plazo y valor.
Somos proveedores inscritos en Mercado Público. Según el monto, el servicio se contrata por Compra Ágil (bajo 100 UTM, sin licitación) o por licitación pública.