Su inventario cuadrado con el balance

El inventario y la contabilidad dicen cosas distintas

En la mayoría de los organismos el inventario vive en una planilla y la contabilidad en otra. La planilla tiene los bienes; el balance tiene los montos. Nadie los cruza hasta que llega una auditoría, y entonces aparecen las diferencias: bienes depreciados que siguen a valor completo, mejoras que nunca se capitalizaron, activos dados de baja que siguen figurando.

El problema de fondo es que la depreciación se calcula a mano. Y cuando se calcula a mano, la suma de los ejercicios no llega nunca al costo del bien, porque siempre se pierde o se duplica algún mes.

Qué hace la plataforma

Calcula la depreciación, y cuadra. Depreciación lineal con valor residual, mejoras que se deprecian desde su propia fecha y no desde el origen del bien, deterioro que rebaja el valor libro sin tocar la depreciación acumulada. La suma de todos los ejercicios cierra exactamente contra el costo, y eso está verificado con pruebas automáticas que corren en cada cambio.

Cada establecimiento ve solo lo suyo. El encargado de una escuela registra el inventario de su dependencia y no alcanza el de ninguna otra, aunque conozca el identificador. Esa separación está en la base de datos, no en la pantalla, porque la pantalla la controla el usuario.

El registro no se puede alterar. Altas, asignaciones, devoluciones, mejoras, deterioros y bajas quedan con usuario, fecha y hora, y no admiten edición ni borrado — tampoco para el administrador. Un bien nunca se elimina: se da de baja con causal y respaldo documental. Es lo que permite acreditar el procedimiento después, que es justamente lo que hoy no se puede.

La toma de inventario la hacen los establecimientos. Se imprimen hojas murales por dependencia, y cada encargado verifica sus bienes leyendo el código con la cámara del teléfono. El sistema consolida y muestra faltantes, sobrantes y bienes mal asignados.

Los documentos salen del sistema. Auxiliar de activo fijo, actas de entrega y devolución, actas de recepción conforme del establecimiento y de la institución, hojas murales y etiquetas con código de barras. Todos con folio correlativo y espacio de firmas, listos para imprimir o guardar como PDF.

Los diez estados patrimoniales que exige la Contraloría

Activo en uso, devuelto, baja por desuso, baja por pérdida o robo, baja por destrucción, donación, traspaso a otro organismo, remate o licitación, cesión en comodato y otras causales de egreso. Cada uno con su fecha, su folio contable y su respaldo, y filtrable por unidad y período en los reportes.

Reportes que sirven para decidir, no solo para cumplir

Auxiliar de activo fijo, bienes por estado patrimonial, bienes por responsable, bajas con tipificación, registros contables del período por clase y cuenta, y comparativos interanuales por clase y por unidad con diferencia absoluta y variación porcentual. Todo exportable a Excel.

Cómo funciona y cómo se contrata

Es una plataforma web en la nube. No se instala nada, no hay límite de usuarios, bienes ni establecimientos, y se accede desde cualquier navegador. Incluye implementación, migración de sus planillas actuales, capacitación al personal, soporte y actualizaciones.

El valor depende del tamaño del organismo y de los establecimientos a incorporar. Somos proveedores inscritos en Mercado Público y, según el monto, el servicio se contrata por Compra Ágil o por licitación pública.

Pida verlo antes de decidir

Le mostramos el sistema funcionando con datos de un organismo de ejemplo: la ficha de un bien con su historial, el cálculo de la depreciación paso a paso y el auxiliar de activo fijo impreso. Media hora basta para saber si le sirve.